Har du fått ansvaret för att skapa ett företagsevent där du jobbar? Det är ju inte fel att ha ett event, eller en fest för att fira något eller för att ta avstamp till något som företaget ska göra. Dock är det en hel del planering du bör göra så att eventet blir så bra som det bara kan bli. Det du bör göra är att fundera på vad det är eventet är till för. Är det en julfest, en mässa, en konferens, ett jubileum? När du satt upp anledning för eventet så är det dags att lista upp vad du behöver för att genomföra det. Beroende på vad det är för event kan du ha behov av lokal, dekoration, mat, dryck, underhållning, marknadsföringsmaterial, transport, boende och så vidare. Sätt även upp en budget vad allt får kosta och fundera på om det ska vara en deltagaravgift eller om det ska vara gratis för alla som deltar.
Välja datum och skicka inbjudan
Att sätta att bra datum är ett måste för ett event. Tider att undvika är oftast semestern. Är det ett event som så att säga är säsongsmässigt, som en julfest kan det vara begränsat med datum att välja på. Sedan kan datumet du väljer påverkas av vilka det är som ska delta, hur lång tid det tar att få eventet klart, när lokalen är ledig och så vidare. Du behöver en lokal för gästerna att samlas på oavsett vad det är för event du organiserar. Det är bra att i god tid utvärdera olika alternativ. Det är ju bra att kolla att den är ledig det datum du planerar för, samt att den har gott om plats samt har det du behöver för eventet. Fundera även på om det ska gå att övernatta eller hur ni annars löser transporterna.
Sedan är det bra att även fundera på hur du ska bjuda in deltagarna. Du kan satsa på digital inbjudning event så väl som att bjuda in via sociala medier, affischer, blogginlägg, eventannonser på er egen webbplats, eller via direktpost. Se till att ha med ett datum som deltagarna senast har på sig att tacka ja eller nej, så att du kan planera.
Andra saker att tänka på
När du bokat lokal och skickat ut inbjudningar så är det även annat du måste se till att ordna. Om du ska dekorera lokalen, se till att skaffa material i tid så att du hinner göra det. Fundera även på om det ska bjudas på mat och på vilket sätt? Catering brukar ofta vara det smidigaste alternativet. Att ha någon form av underhållning är alltid trevligt. Musik brukar alltid gå hem, men fundera även om du ska ordna med olika aktiviteter under kvällen. Det kan vara dans, quiz, tipspromenad eller team building-lekar. När sedan eventet väl ska hållas, se till att vara förberedd på att saker kan gå fel eller att tidschemat du satt inte håller. Ha alltid en backup-plan för alla delar. Dela gärna ut goodie bags till dina deltagare med, men är det bara marknadsföringsmaterial, strunta i det!
Utvärdera eventet
När eventet är över är det bra att gå igenom eventet för att utvärdera det. Vad var bra och vad var mindre bra? Vad kan göras bättre nästa gång och så vidare. Be även de som deltog i eventet om eventuell feedback. Glöm inte heller att du bör tacka dem för att de deltog. Det kan du göra via ett mail eller ett sms eller vad du föredrar. Sedan inför nästa event så vet du vad du kan satsa mer på och vad du kan strunta i helt.
